Tietosuojaseloste

1. Selosteen tarkoitus ja soveltamisala

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Albasnowatelier Oy käsittelee henkilötietoja verkkosivuston, yhteydenottojen, ajanvarausten, suunnittelukonsultaatioiden, mittatilauspalvelujen, vaatteen muokkauspalvelujen ja asiakassuhteiden yhteydessä. Seloste koskee verkkosivuston kävijöitä, yhteydenottajia, potentiaalisia asiakkaita, asiakkaita sekä henkilöitä, jotka asioivat yrityksen puolesta.

Käsittelyssä noudatetaan Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679, Suomen tietosuojalakia ja muuta soveltuvaa lainsäädäntöä. Seloste täydentää verkkosivuston käyttö- ja sopimusehtoja sekä evästekäytäntöä.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Tietosuojaa koskevat pyynnöt ja kysymykset pyydetään lähettämään kirjallisesti yllä mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Pyynnön yhteydessä on hyvä yksilöidä, mitä oikeutta halutaan käyttää ja mihin asiakassuhteeseen tai yhteydenottoon pyyntö liittyy.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltävien tietojen laajuus riippuu asioinnin luonteesta. Voimme käsitellä seuraavia tietoryhmiä:

• nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja muut asiakkaan ilmoittamat yhteystiedot;
• ajanvaraus-, tapaamis- ja yhteydenottotiedot sekä viestien sisältö;
• palvelutoiveet, käyttötarkoitus, tyyliä, värejä ja materiaaleja koskevat mieltymykset;
• mittatilaus- ja muokkauspalvelujen toteuttamiseksi tarvittavat mitat, sovitushuomiot ja vaatteen tekniset tiedot;
• tarjous-, sopimus-, laskutus-, maksu- ja kirjanpitotiedot;
• reklamaatioihin, palautteeseen ja asiakaspalveluun liittyvät tiedot;
• verkkosivuston tekniset lokitiedot, kuten IP-osoite, selaintyyppi, laitetiedot, ajankohta ja pyydetty sivu, jos verkkopalvelun ylläpito tai hosting-palvelu niitä kerää;
• suostumukset, kiellot, tietosuojapyynnöt ja niiden käsittelyä koskevat tiedot.

Emme pyydä verkkolomakkeella erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Asiakkaan ei tule lähettää terveystietoja tai muuta arkaluonteista tietoa, ellei se ole palvelun turvallisen ja asianmukaisen toteuttamisen kannalta välttämätöntä ja käsittelystä ole sovittu erikseen.

4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Palvelupyyntöihin vastaaminen

Yhteystietoja ja viestien sisältöä käsitellään asiakkaan pyynnöstä ennen sopimuksen tekemistä sekä oikeutetun edun perusteella asiakaspalvelun järjestämiseksi.

Sopimuksen valmistelu ja täytäntöönpano

Ajanvaraus-, mitta-, sovitus-, tarjous- ja tilaustietoja käsitellään sopimuksen tekemiseksi ja toteuttamiseksi. Ilman palvelun kannalta tarpeellisia tietoja mittatilaus- tai muokkaustyötä ei välttämättä voida toteuttaa.

Lakisääteiset velvoitteet

Laskutus-, maksu- ja kirjanpitotietoja käsitellään kirjanpito-, vero- ja kuluttajansuojavelvoitteiden noudattamiseksi.

Oikeutettu etu

Tietoja voidaan käsitellä toiminnan turvallisuuden, väärinkäytösten ehkäisemisen, oikeusvaateiden laatimisen, esittämisen tai puolustamisen, palvelun laadun kehittämisen sekä asiakassuhteen hallinnan perusteella. Oikeutettua etua arvioitaessa huomioidaan käsittelyn tarpeellisuus ja rekisteröidyn oikeudet.

Suostumus

Suostumusta käytetään silloin, kun laki sitä edellyttää, esimerkiksi mahdolliseen sähköiseen suoramarkkinointiin tai ei-välttämättömien evästeiden käyttöön. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa ilman, että peruuttaminen vaikuttaa ennen sitä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

5. Tietojen lähteet

Tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään verkkolomakkeen, sähköpostin, puhelun, tapaamisen, sovituksen tai muun asioinnin yhteydessä. Tietoja voidaan saada myös asiakkaan valtuuttamalta henkilöltä, maksunvälittäjältä tai kirjanpidon palveluntarjoajalta siltä osin kuin se on asianmukaista ja tarpeellista.

Verkkosivuston teknisiä tietoja voi syntyä automaattisesti palvelimen ja tietoturvajärjestelmien toiminnassa. Sivusto ei tällä hetkellä sisällä ulkopuolisia analytiikka-, mainonta- tai seurantaskriptejä.

6. Tietojen antamisen pakollisuus

Yhteydenotto on vapaaehtoista. Sopimuksen tekeminen ja palvelun toteuttaminen edellyttävät kuitenkin vähintään asiakkaan tunnistamiseen, yhteydenpitoon, palvelun sisältöön ja laskutukseen tarvittavia tietoja. Jos pakollisia tietoja ei anneta, emme välttämättä voi vastata pyyntöön, laatia tarjousta tai toteuttaa palvelua.

7. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät vain ne henkilöt ja palveluntarjoajat, joille tiedot ovat tehtävien hoitamiseksi tarpeellisia. Vastaanottajia voivat olla esimerkiksi verkkopalvelun hosting- ja ylläpitopalvelu, sähköposti- ja viestintäpalvelu, kirjanpitäjä, maksunvälittäjä, IT-tuki, materiaalitoimittaja tai muu alihankkija silloin, kun tietojen luovuttaminen on palvelun toteuttamiseksi välttämätöntä.

Palveluntarjoajat toimivat joko henkilötietojen käsittelijöinä kirjallisten sopimusten perusteella tai itsenäisinä rekisterinpitäjinä oman lakisääteisen tehtävänsä osalta. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, tuomioistuimelle tai muulle taholle, jos laki, viranomaismääräys tai oikeusvaate sitä edellyttää.

Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta kolmansien osapuolten itsenäiseen suoramarkkinointiin.

8. Siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Pyrimme käyttämään palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tiedot Euroopan talousalueella. Jos tietoja siirretään Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto toteutetaan vain soveltuvan siirtoperusteen nojalla, kuten Euroopan komission riittävyyspäätöksen, vakiosopimuslausekkeiden tai muun tietosuoja-asetuksessa hyväksytyn mekanismin perusteella. Tarvittaessa arvioimme vastaanottajamaan suojan tason ja käytämme täydentäviä teknisiä tai organisatorisia suojatoimia.

9. Säilytysajat

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin käsittelyn tarkoitus, sopimussuhde, lakisääteinen velvoite tai oikeusvaate edellyttää. Yleisiä säilytysperiaatteita ovat:

• yksittäiset yhteydenotot ja tarjouspyynnöt poistetaan yleensä 24 kuukauden kuluessa viimeisestä yhteydenpidosta, ellei asiasta synny asiakassuhdetta;
• asiakas-, tilaus-, mitta- ja sovitustiedot säilytetään palvelun toteutuksen ja mahdollisten jälkitoimien kannalta tarpeellisen ajan, tyypillisesti enintään kuusi vuotta asiakassuhteen päättymisestä, ellei pidempi aika ole perusteltu;
• kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan;
• suostumusta ja markkinointikieltoa koskevat tiedot säilytetään niin kauan kuin on tarpeen valinnan osoittamiseksi;
• tietosuojapyyntöjä koskevat asiakirjat säilytetään yleensä kolme vuotta asian ratkaisemisesta oikeuksien toteuttamisen osoittamiseksi;
• teknisiä lokitietoja säilytetään vain tietoturvan ja vikatilanteiden selvittämisen edellyttämän ajan.

Säilytysaikoja tarkistetaan säännöllisesti, ja tarpeettomat tiedot poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.

10. Tietoturva

Tietoja suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimilla. Näitä voivat olla käyttöoikeuksien rajaaminen, vahva tunnistautuminen, ajantasaiset ohjelmistot, varmuuskopiointi, salattu tiedonsiirto, lokien seuranta, henkilöstön ohjeistus ja palveluntarjoajien huolellinen valinta. Paperiaineisto säilytetään valvotuissa tiloissa.

Mikään sähköinen järjestelmä ei ole täysin riskitön. Jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus aiheuttaa todennäköisesti riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille, ilmoitamme siitä valvontaviranomaiselle lain edellyttämässä määräajassa. Korkean riskin tilanteessa ilmoitamme myös asianomaisille henkilöille.

11. Evästeet ja verkkoteknologiat

Sivuston oma toteutus ei tällä hetkellä käytä ei-välttämättömiä analytiikka-, mainonta- tai profilointievästeitä eikä lataa ulkopuolisia skriptejä, fontteja tai kuvia. Hosting-palvelu voi käyttää välttämättömiä teknisiä loki- tai turvallisuusmekanismeja palvelun toiminnan ja suojauksen varmistamiseksi. Tarkemmat tiedot ovat evästekäytännössä.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Soveltuvan lainsäädännön ja käsittelyperusteen mukaan rekisteröidyllä voi olla oikeus:

• saada tietoa henkilötietojen käsittelystä;
• saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin ja jäljennös tiedoista;
• vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisemista;
• vaatia tietojen poistamista, kun poistamisen edellytykset täyttyvät;
• vaatia käsittelyn rajoittamista;
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella;
• vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa;
• saada itse toimittamansa tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja on automaattista;
• peruuttaa suostumus milloin tahansa;
• olla joutumatta pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvan, merkittäviä vaikutuksia aiheuttavan päätöksen kohteeksi ilman lainmukaista perustetta.

Kaikki oikeudet eivät sovellu kaikkiin tilanteisiin. Oikeuteen voi vaikuttaa esimerkiksi käsittelyn oikeusperuste, lakisääteinen säilytysvelvollisuus tai oikeusvaate.

13. Oikeuksien käyttäminen ja henkilöllisyyden varmistaminen

Oikeutta koskeva pyyntö voi olla vapaamuotoinen, mutta sen tulee olla riittävän yksilöity. Voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi, jotta tietoja ei luovuteta väärälle henkilölle. Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa. Määräaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella, jos pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on paljon; jatkamisesta ja sen syystä ilmoitetaan ensimmäisen kuukauden aikana.

Oikeuksien käyttäminen on yleensä maksutonta. Ilmeisen perusteettomasta tai kohtuuttomasta, erityisesti toistuvasta pyynnöstä voidaan periä kohtuullinen hallinnollisiin kustannuksiin perustuva maksu tai pyyntö voidaan laissa sallituin edellytyksin hylätä.

14. Valituksen tekeminen

Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietoja on käsitelty tietosuojasääntelyn vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto. Ennen valituksen tekemistä toivomme mahdollisuutta selvittää asia suoraan rekisteröidyn kanssa.

15. Alaikäiset

Palvelut on tarkoitettu henkilöille, jotka voivat tehdä kyseistä palvelua koskevan sopimuksen itse tai huoltajansa suostumuksella. Emme tietoisesti kerää alaikäisten tietoja ilman asianmukaista perustetta. Jos saamme tiedon, että tietoja on toimitettu ilman tarvittavaa suostumusta, ryhdymme kohtuullisiin toimiin tietojen poistamiseksi.

16. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme tee asiakkaisiin kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavan merkittäviä vaikutuksia aiheuttavia päätöksiä pelkästään automaattisen käsittelyn perusteella. Sivusto ei käytä käyttäytymiseen perustuvaa profilointia.

17. Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tietosuojaselostetta toiminnan, järjestelmien tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla, ja olennainen muutos ilmoitetaan tarvittaessa myös muulla asianmukaisella tavalla. Suosittelemme tarkistamaan selosteen aika ajoin.